Por Óscar González, Managing Director de FAMA (a cuatroochenta product), dedicada a la gestión integral del Facility Management y los Servicios Generales | oscar.gonzalez@cuatroochenta.com
Cada mañana cuando llegamos a nuestra oficina, o cuando vamos a un hotel, ya sea por vacaciones o por trabajo, todos damos por hecho que tendremos luz, la conexión WiFi funcionará correctamente, el aire acondicionado responderá sin problemas y, en definitiva, todas las instalaciones estarán en perfecto estado.
Para que podamos disfrutar de todas estas comodidades, existen muchos profesionales trabajando en la sombra, que hacen que todo funcione como se espera, para que los usuarios de todo tipo de instalaciones no tengamos que preocuparnos por nada. De una forma muy sencilla, esta sería la definición del Facility Management. Por supuesto, hay mucho más que explorar y eso es lo que vamos a hacer en este artículo.
Nos adentraremos en cómo la técnica del Facility Management es vital para mejorar la productividad de las organizaciones y sus recursos, así como para garantizar el bienestar de los usuarios; analizaremos además la situación actual de esta disciplina en México y cómo la tecnología está revolucionando este campo.
¿Qué es el Facility Management?
El FM abarca áreas como:
- Mantenimiento correctivo y preventivo de equipos: sistemas eléctricos, gas, climatización, seguridad…
- Gestión energética y sostenibilidad
- Reportes ESG
- Planificación y diseño de espacios
- Gestión patrimonial de inmuebles
- Control de obras y acondicionamientos
- Reservas de recursos empresariales como espacios de oficina, salas de reuniones, estacionamientos…
- Control de contratos de renta, servicios generales…
- Gestión de proveedores REPSE
Como vemos, los Facility Managers deben hacer una gestión 360º de todo lo relacionado con un inmueble.
Pero… ¿cuál es la situación del Facility Management en México?
En México, el Facility Management ha presentado un gran crecimiento en los últimos años, impulsado por la expansión de sectores como el inmobiliario, el retail o el hospitalario. El nearshoring también ha favorecido un gran crecimiento en la obra pública, parques industriales, entre otros. El hecho de que en México exista una gran cantidad de compañías multinacionales ha propiciado la introducción de una serie de estándares internacionales relacionados con la gestión de instalaciones.
El cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), promulgados por la ONU, ha hecho que aspectos relativos a la sostenibilidad (huella ambiental, uso eficiente de la energía, agua y gestión de residuos, entre otros) adquieran una importancia capital en el Facility Management. Sin embargo, México enfrenta una serie de desafíos para la implantación de un FM efectivo: la falta de profesionalización, la cultura organizacional y la implementación de tecnología son puntos en los que las empresas mexicanas deben trabajar en los próximos años.
Implantación de tecnología en FM
Como ya he comentado, un aspecto clave para un Facility Management moderno es la incorporación de tecnología y software de gestión FM. La implantación de herramientas tecnológicas en este ámbito ha permitido a las empresas gestionar sus instalaciones de manera más eficiente, pero, ¿cómo lo han conseguido?
A continuación, expongo algunos puntos:
a) Implementación de software de gestión de mantenimiento e inmuebles
Disponer de un sistema desde el que podemos controlar toda la información de un inmueble, incluyendo la gestión patrimonial, contratos de servicios, control de rentas, actividades de mantenimiento, reportes ESG (sostenibilidad), reservas de espacios, entre otros, ofrece una cantidad de información enorme y unificada, permitiendo tomar decisiones tales como el fin de vida de equipos, la generación automática de facturas o el control de vigencia de contratos.
Adicionalmente, el hecho de poder automatizar determinadas actividades e incluso tener conexiones directas con nuestros proveedores de mantenimiento permite optimizar costos, así como reducir los tiempos de respuesta.
b) Internet de las cosas (IoT)
La integración con sensores IoT permite monitorear variables como temperatura, humedad y consumo energético, alertando de posibles problemas, lo que permite realizar una gestión efectiva del mantenimiento preventivo y ejecutar acciones de forma anticipada.
c) Building Information Modeling (BIM)
Esta tecnología permite modelar espacios en 3D para poder gestionarlos de una forma mucho más eficiente, además de facilitar la colaboración entre diferentes áreas de la organización.
d) Plataforma en la nube (SaaS)
El Software as a Service (SaaS) ofrece plataformas tecnológicas que residen en la nube, por cuyo derecho de uso las empresas pagan una mensualidad. En esta cuota mensual está incluida toda la tecnología necesaria para su funcionamiento (servidores, sistemas operativos, bases de datos, ciberseguridad…), de forma que las compañías pueden delegar la gestión tecnológica en el proveedor del software.
e) Adopción de la Inteligencia Artificial (IA)
Esta tecnología, de la que se habla tanto en la actualidad, tiene aplicaciones muy claras en el Facility Management.
Algunos ejemplos son:
- Mantenimiento predictivo: mediante la recopilación de datos de sensores, la IA podría determinar cuándo ocurrirán algunos fallos.
- Optimización de uso de espacios: la IA podría ayudar a gestionar el uso de espacios mediante el análisis de datos de ocupación y patrones de uso.
- Automatización de procesos: la IA consigue reducir tareas administrativas y repetitivas, liberando tiempo para ser dedicado a actividades de mayor valor añadido.
- Análisis de datos y toma de decisiones: la IA puede procesar un gran volumen de datos para proporcionar resultados valiosos e incluso ofrecer recomendaciones para mejorar la toma de decisiones.
- Chatbots y asistentes virtuales, facilitando el trabajo de los usuarios y optimizando el tiempo para resolver problemas.
El Facility Management es una disciplina fundamental para las empresas que quieren optimizar la gestión de sus activos y mejorar la productividad, sobre todo si se implementa tecnología para ayudar en la automatización de los procesos. Aunque, como he comentado, en México existen muchos desafíos, el potencial de crecimiento de esta área será muy importante en los próximos años.
